Alles über Messaging-Anwendungen am Arbeitsplatz

Was müssen Sie über Messaging-Anwendungen am Arbeitsplatz wissen?
Instant Messaging (IM) ist zu einem unverzichtbaren Bestandteil unseres Privatlebens geworden. Kein Wunder also, dass auch Unternehmen weltweit die IM-Software zur Verbesserung der Kommunikation nutzen. Mit der Möglichkeit, in Echtzeit zu chatten, Dateien auszutauschen und sogar Sprach- und Videoanrufe zu tätigen, steigert Instant Messaging am Arbeitsplatz die Produktivität.
Einige Unternehmen zögern jedoch noch, Instant Messaging zuzulassen, weil sie befürchten, dass die Mitarbeiter dadurch abgelenkt werden. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über die Verwendung einer Instant-Messaging-App für Unternehmen wissen müssen. Wir befassen uns mit den Vor- und Nachteilen, mit der erfolgreichen Implementierung von IM und mit beliebten Plattformoptionen. Eine hervorgehobene Alternative ist der Softros LAN Messenger – ein intuitiver und sicherer Unternehmens-Messenger, der im lokalen Netzwerk eines Unternehmens arbeitet.
Wie Instant Messaging Ihrem Unternehmen nützen kann
Instant Messaging ermöglicht die direkte Kommunikation zwischen Kollegen in Echtzeit über Text, Sprache oder Video. Im Vergleich zu E-Mail oder Telefon ist IM schneller und bequemer. Mitarbeiter können schnell Antworten auf Fragen erhalten, sich über die nächsten Schritte abstimmen und relevante Neuigkeiten austauschen. Sie müssen nicht mehr auf E-Mail-Antworten warten oder “Telefon-Tag” spielen.
Zu den wichtigsten Vorteilen der Verwendung einer Instant-Messaging-App am Arbeitsplatz gehören:
Schnellere interne Kommunikation
Mit IM können Mitarbeiter ohne formelle Besprechungen oder langwierige E-Mail-Ketten sinnvolle Gespräche führen. Sie können Aufgaben und Projekte schnell besprechen und bei Bedarf Genehmigungen einholen. Diese Kommunikation in Echtzeit bedeutet schnellere Entscheidungsfindung und höhere Produktivität. Wenn z. B. ein Problem auftaucht, bei dem der Vorgesetzte eingreifen muss, kann ein Mitarbeiter eine direkte IM senden und erhält innerhalb von Minuten eine Anleitung.
Verbesserte Zusammenarbeit und Konnektivität
Instant Messaging ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit. Mitarbeiter können relevante Teammitglieder einfach erwähnen, um sie in Unterhaltungen einzubinden. Desktop- oder mobile Benachrichtigungen sorgen dafür, dass alle auf dem Laufenden bleiben. Dokumente und Dateien können auch direkt in Nachrichten-Threads freigegeben werden. Bei hybriden Teams schafft IM die Verbindung zwischen Mitarbeitern an entfernten Standorten und denen im Büro. Niemand fühlt sich außen vor gelassen.
Unterstützt Arbeitsbeziehungen
Die sozialen Aspekte von IM, wie Emojis und zwanglose Chat-Kanäle (für Themen wie Haustiere, Bücher, Fernsehsendungen), tragen zur Stärkung der Arbeitsbeziehungen bei. Die Mitarbeiter erfahren etwas über die Interessen ihrer Kollegen außerhalb des Büros und können so Beziehungen aufbauen. IM schafft Raum für informelle soziale Interaktionen, die sonst vielleicht nur am Wasserspender stattfinden.
Verbessert den Kundenservice
Viele Kunden erwarten heute Echtzeit-Support über Live-Chat oder Messaging. Mit IM können Kundendienstteams Gespräche mit mehreren Kunden gleichzeitig führen. Fragen werden schneller beantwortet, Probleme schneller gelöst, und die Kunden sind zufriedener.
Berlegungen zur Einführung von IM am Arbeitsplatz
Auch wenn die Vorteile eindeutig überwiegen, gibt es einige wichtige Überlegungen bei der Zulassung von IM am Arbeitsplatz:
Ablenkungspotenzial
Die ständige Verfügbarkeit von IM könnte einige Mitarbeiter ablenken. Die meisten modernen IM-Plattformen ermöglichen es den Benutzern jedoch, ihren Status festzulegen, damit andere wissen, wann sie nicht verfügbar sind. Die Mitarbeiter können die Benachrichtigungen bei Bedarf auch deaktivieren. Klare Richtlinien zu den Erwartungen sind wichtig.
Sicherheit und Datenschutz
Öffentliche IM-Anwendungen von Drittanbietern können Schwachstellen wie Malware oder Datenschutzverletzungen aufweisen. Bei Unternehmens-IM-Lösungen, die über das gesicherte Netzwerk eines Unternehmens laufen, sind die Risiken jedoch wesentlich geringer. Verschlüsselte Kommunikation und Zugangskontrollen verhindern Datenverluste.
Informationsüberlastung
Da IM eine nahtlose Kommunikation zwischen vielen Mitarbeitern ermöglicht, kann das Nachrichtenaufkommen aus dem Ruder laufen. Dies kann zu einer Informationsüberlastung führen. Richtlinien, die darauf abzielen, die Gespräche auf das Wesentliche zu konzentrieren, sind wichtig. Die Mitarbeiter sollten auch die Möglichkeit haben, Kanäle oder Themen, die für sie keine Priorität haben, stumm zu schalten.
Die richtige Herangehensweise für den IM-Erfolg
Die Befolgung von Best Practices ermöglicht es Unternehmen, die Vorteile von IM zu nutzen und gleichzeitig die üblichen Nachteile zu vermeiden:
- Erstellen Sie Unternehmensrichtlinien, in denen die Erwartungen an eine angemessene Nutzung, Statuseinstellungen, Datenschutz usw. festgelegt sind. Dies ist besonders wichtig für die Einarbeitung von Mitarbeitern.
- Ergänzen Sie IM mit anderen Kommunikationskanälen wie E-Mail und Meetings, anstatt sie zu ersetzen. Verschiedene Modi eignen sich für unterschiedliche Kommunikationsbedürfnisse.
- Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in Bezug auf Funktionen und bewährte Verfahren wie Threading, Stummschaltung von Kanälen und Erwähnungen. Die korrekte Nutzung verbessert die Erfahrung der Mitarbeiter.
- Überwachen Sie die Nutzung der Plattform und bitten Sie die Nutzer regelmäßig um Feedback. So können Anpassungen vorgenommen werden, um die Vorteile im Laufe der Zeit zu maximieren und gleichzeitig auf auftretende Probleme zu reagieren.
Beliebte Instant Messaging-Plattformen im Vergleich
Es gibt viele Software-Optionen für Instant Messaging am Arbeitsplatz. Die beste Wahl hängt von den Bedürfnissen und dem Budget eines Unternehmens ab. Im Folgenden vergleichen wir einige der am weitesten verbreiteten Plattformen:
Slack – Slack ist ein führendes Unternehmen im Bereich Instant Messaging und bietet robuste Funktionen, einschließlich Integrationen mit beliebten Arbeitsplatzanwendungen. Aufgrund des Preises ist Slack jedoch für viele kleine und mittelständische Unternehmen unerschwinglich.
Microsoft Teams – Lässt sich nahtlos in Microsoft Office-Tools integrieren, die viele Unternehmen bereits nutzen. Während der Preis für kleinere Unternehmen unerschwinglich ist, entscheiden sich größere Unternehmen häufig für Teams aufgrund seiner Sicherheitsfunktionen und Benutzerverwaltungsoptionen.
Skype – Als langjähriger Anbieter von Instant Messaging ist Skype nach wie vor eine zuverlässige Option für Chats, Sprach-/Videoanrufe und Konferenzen. Die Lösung kann für einige Anwendungsfälle sehr einfach sein, ist aber benutzerfreundlich und erschwinglich.
Google Chat – Die enge Integration mit der Google-Produktivitätssuite, einschließlich Google Docs und Drive, bietet Nutzern der G Suite viel Komfort. Da es sich um ein neueres Angebot handelt, ist die langfristige Lebensfähigkeit noch nicht bewiesen.
Facebook/WhatsApp – Diese verbraucherfreundlichen Apps ermöglichen es Unternehmen, mit ihren Kunden dort in Kontakt zu treten, wo sie sich bereits befinden. WhatsApp Business bietet zusätzliche Unternehmensfunktionen wie Schnellantworten, Etiketten und Grußnachrichten.
Softros LAN Messenger: Eine sichere Unternehmenslösung
Die oben genannten Plattformen konzentrieren sich auf Cloud-basiertes Messaging, das Sicherheitsrisiken, Lizenzgebühren und mangelnde Kontrolle mit sich bringen kann. Eine hervorgehobene Alternative für die sichere Kommunikation am Arbeitsplatz ist der Softros LAN Messenger.
Softros ist eine Instant-Messaging-App für Unternehmen, die eine effiziente und zuverlässige Kommunikation ausschließlich innerhalb des internen Netzwerks eines Unternehmens ermöglicht. Es wird kein Internetzugang oder Server benötigt – Softros arbeitet Peer-to-Peer über ein LAN. Diese geschlossene Umgebung bietet totale Kontrolle und Privatsphäre für Unternehmen.
Warum Unternehmen Softros LAN Messenger lieben
Vertrauenswürdige Sicherheit
– Verschlüsselte Peer-to-Peer-Kommunikation verlässt nie das LAN und eliminiert das Risiko von Datenverlusten
– Keine offenen Ports, die anfällig für externe Angriffe sind
– Ermöglicht IM-Nutzung ohne Sicherheitseinbußen
Benutzerfreundlichkeit
– Intuitive Desktop- und mobile App-Benutzeroberfläche erfordert nur minimalen Schulungsaufwand
– Vielfältige Funktionen wie Gruppennachrichten, Broadcast-Benachrichtigungen und Dateifreigabe
Kostenersparnis
– Vermeidung von monatlichen Lizenzgebühren durch einmalige Kaufoption
– Geringerer Bandbreitenverbrauch, da die Kommunikation im LAN stattfindet
Lokale Kontrolle
– Keine Abhängigkeit von externen Servern, Netzwerken oder Anbietern
– Vollständige administrative Kontrolle und Möglichkeit zur Überprüfung der gesamten Nutzung
Fördert die Kollaboration
– Sichere Verbindung hybrider Teams über Mobilgeräte/Desktop
– Erleichtert die Projektarbeit und den Wissensaustausch zwischen Mitarbeitern
Steigert die Produktivität
– Beschleunigt interne Prozesse durch Echtzeit-Kommunikation
– Mobile App ermöglicht Chat von überall, um Engpässe schnell zu beheben
Da Instant Messaging innerhalb der Unternehmens-Firewall stattfindet, beseitigt Softros LAN Messenger Sicherheitsbedenken. Die Mitarbeiter profitieren von den Vorteilen einer schnellen Verbindung und der Möglichkeit, Konversationen und Dateien nahtlos auszutauschen. Für Unternehmen, die sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen wollen, aber keine Kompromisse beim Datenschutz eingehen können, ist Softros die erste Wahl.
Ist Instant Messaging das Richtige für Ihr Unternehmen?
Instant Messaging am Arbeitsplatz – ob mit spezieller Unternehmenssoftware oder mit Anwendungen für Privatanwender – ist auf dem Vormarsch. Für die meisten Unternehmen verbessert die Einführung von IM den Kommunikationsfluss. Der Schlüssel liegt darin, den Einsatz mit Bedacht anzugehen:
- Erkennen, dass verschiedene Kommunikationskanäle unterschiedliche Zwecke haben
- Festlegung von Richtlinien, um Missbrauch zu vermeiden und gleichzeitig zwanglose Interaktionen zu ermöglichen
- Aufklärung der Mitarbeiter über Funktionen und bewährte Verfahren
- Überwachung der Akzeptanz und proaktives Angehen von Herausforderungen
Um ein Höchstmaß an Sicherheit und Kontrolle zu gewährleisten, arbeiten Lösungen wie Softros LAN Messenger vollständig auf der Unternehmensinfrastruktur und sind nicht auf öffentliche Netzwerke angewiesen. Dies eliminiert das Risiko von Datenverlusten und bietet gleichzeitig eine konforme, verschlüsselte Kommunikation.
Da hybrides Arbeiten immer mehr an Bedeutung gewinnt, fördert Instant Messaging die Konnektivität und Kultur. Eine durchdachte Einführung ermöglicht es Unternehmen, in der neuen, digital geprägten Arbeitsumgebung zu gedeihen. Letztlich machen IM-Lösungen wie Softros Unternehmen agiler, Teams einheitlicher und Mitarbeiter leistungsfähiger.